4+ Hướng dẫn sắp xếp thứ tự trong Excel【Thủ Thuật Excel 】ít ai biết

Hồng Phong

04/12/2021

Share

Bôi đen bảng dữ liệu

Cách sắp xếp thứ tự trong Excel là một việc cơ bản mà người nào cũng nên biết. Một bảng tính Excel luôn có các danh mục bao gồm cả chữ lẫn số. Chính vì vậy mà bạn sẽ cần học cách sắp xếp tên theo abc trong Excel và cả cách sắp xếp số thứ tự trong Excel để phục vụ cho học tập, bài tập cũng như công việc của mình.

1. Hướng dẫn sắp xếp thứ tự trong excel chi tiết A – Z

Bạn đang có một bảng tính cần được phải xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Việc này rất đơn giản, chỉ là bạn chưa biết đến nó mà thôi.

  • Bước 1: Nếu bảng tính dữ liệu chỉ có một cột duy nhất thì bạn chỉ cần dùng chuột chọn và bôi đen cột đó là được. Nhưng nếu bảng dữ liệu có nhiều cột và các số liệu từng hàng có liên quan đến nhau thì bạn cần phải bôi đen toàn bộ nội dung bảng để đảm bảo các số liệu của hàng đó cũng được thay đổi theo.
Bôi đen bảng dữ liệu
Bôi đen bảng dữ liệu
  • Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn click vào Data và chọn vào Sort.
Chọn Sort trong mục Data
Chọn Sort trong mục Data
  • Bước 3: Một cửa sổ mới hiện ra, bạn chọn cột cần sắp xếp trong Sort by. Tiếp đó, chọn sắp xếp theo giá trị là Values trong Sort on. Và tại mục Order, chọn Smallest to Largest để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, còn Largest to Smallest là sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

Và bạn còn cần phải tích vào ô My data has headers để bỏ chọn tiêu đề của bảng tính. Cuối cùng, bạn click chuột vào OK để kết thúc và bảng tính Excel sẽ ngay lập tức sắp xếp lại theo thứ tự mà bạn đã vừa thiết lập.

Cách xếp thứ tự trong Excel nhanh nhất
Cách xếp thứ tự trong Excel nhanh nhất

Như vậy là bạn đã học được cách sắp xếp thứ tự trong Excel. Microsoft Excel có rất nhiều phiên bản nhưng các thao tác thực hiện đều hoàn toàn tương tự nhau. Ngoài ra còn một cách khác nhanh hơn nữa là ngay tại mục Home, bạn nhìn về phía cuối dãy và chọn vào biểu tượng có chữ Sort & Filter. Chọn tiếp Custom Sort để hiện ra cửa sổ tùy chỉnh như ở bước 3 và thực hiện đúng như vậy.

2. Cách sắp xếp thứ tự abc trong Excel

Cách sắp xếp tên theo abc trong Excel sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc quản lý danh sách nhiều người. Để có thể thực hiện công việc sắp xếp đúng chuẩn theo bảng chữ cái thì tên của từng người cần được tách ra thành một cột riêng.

Sau đó, bạn cũng làm tương tự các bước như cách sắp xếp số thứ tự trong Excel. Chỉ khi đến bước 3 bạn sẽ thấy có chút khác biệt ở phần Order. Tại đây, bạn chọn cách sắp xếp từ A đến Z hoặc ngược lại là từ Z đến A và nhấp vào OK để hoàn thành thiết lập.

Cách xếp thứ tự abc trong Excel đơn giản
Cách xếp thứ tự abc trong Excel đơn giản

Sau khi hoàn tất, toàn bộ họ tên trong danh sách đã được sắp xếp lại một cách bài bản theo thứ tự bảng chữ cái abc. Nhìn vào bảng tính này, cả bạn và những người có tên trong danh sách đều có thể dễ dàng tìm thấy vị trí của mình đang ở đâu.

3. Hướng dẫn sắp xếp thứ tự trong Excel bằng bộ lọc Filter

Cách xếp thứ tự trong Excel bằng Filter
Cách xếp thứ tự trong Excel bằng Filter

Đây là một cách xếp thứ tự trong Excel khác cũng rất hay để bạn có thể bao quát được cả bảng tính và tùy chỉnh trực tiếp trên cột.

  • Bước 1: Chọn toàn bộ bảng tính dữ liệu cần được sắp xếp.
  • Bước 2: Trong mục Data trên thanh công cụ, bạn cần nhấn chọn Filter có hình như một chiếc phễu.
  • Bước 3: Ngay lúc này, mỗi ô ở dòng đầu tiên thường là tiêu đề trong bảng tính có thêm các dấu mũi tên. Điều này thật sự rất tiện lợi, bạn muốn sắp xếp cột nào thì chọn ô mũi tên của cột đó. Chọn ngay Smallest to Largest hoặc Largest to Smallest để sắp xếp số thứ tự trong Excel tăng dần và giảm dần.
  • Bước 4: Chọn lại vào Filter để dấu mũi tên biến mất.

Bên cạnh đó, Filter còn có tính năng nâng cao cho bạn sắp xếp số thứ tự theo cột có tùy chỉnh để loại bỏ những dòng không cần đến và tạo ra một bảng tính lọc dữ liệu mới.

4. Cách sắp xếp thứ tự trong Excel có nhiều điều kiện

Trên thực tế thì một bảng tính Excel thường có rất nhiều nhóm nội dung và bạn sẽ phải sắp xếp thứ tự trong Excel theo nhiều tiêu chí khác nhau chứ không phải đơn thuần là một tiêu chí duy nhất.

  • Bước 1: Chọn bảng tính cần sắp xếp và mở tính năng Sort từ danh mục Data để bắt đầu.
  • Bước 2: Tìm hiểu về các mục trong bảng Sort
Tìm hiểu về các mục trong bảng Sort
Tìm hiểu về các mục trong bảng Sort

Cụ thể:

– Add Level: Tạo thêm nhiều cột sắp xếp. Mỗi cột được tạo sẽ nằm ở phía dưới cột trước đó.

– Delete Level: Xóa cột. Chọn một cột đã được tạo và xóa chúng khỏi danh sách cột cần được sắp xếp.

– Sort by: Các cột đối tượng sẽ hiển thị ở đây và được sắp xếp từ trên xuống dưới theo bảng chữ cái.

– Sort on: Có các tiêu chí giá trị, màu sắc, font để bạn lựa chọn. Với cách xếp thứ tự và xếp theo tên abc thì bạn sẽ chọn Values.

– Order: Đây là quy tắc sắp xếp, tăng dần hay giảm dần đối với số, từ a đến z hoặc z đến a đối với chữ cái.

– My data has headers: Dữ liệu được sắp xếp đã có phần tiêu đề. Bạn nên đánh dấu vào mục này để loại bỏ tiêu đề của bảng dữ liệu cần sắp xếp.

  • Bước 3: Ứng dụng trên bảng Sort và bạn chỉ phải chờ đợi trong tích tắc để có được kết quả sắp xếp.
Thực hiện thiết lập sắp xếp thứ tự trong bảng Sort
Thực hiện thiết lập sắp xếp thứ tự trong bảng Sort

Hoàn tất các bước bạn sẽ có một bảng tính được sắp xếp gọn gàng và dễ nhìn theo đúng ý muốn để tiện theo dõi danh sách, số liệu quan trọng. Qua đó còn thể hiện bạn là một người cẩn thận, chu đáo tạo nên sự chuyên nghiệp trong công việc.

Xem thêm: Hướng dẫn sắp xếp theo thứ tự tăng dần/giảm dần trong Excel

 

Cùng chủ đề:

Bài viết trên đã có những hướng dẫn rất chi tiết về cách sắp xếp thứ tự trong Excel. Tuy chỉ là một việc tưởng chừng rất nhỏ nhưng đem lại rất nhiều tiện lợi và tiết kiệm cho bạn được nhiều thời gian quý báu để có thể làm nhiều việc hữu ích khác.

Nguồn: Soft Folder – Kho thủ thuật phần mềm

Latest articles

Xem kho phần mềm