Phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất hiện nay

admin

06/01/2021

Share

Phần mềm quản lý công việc trên máy tính tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý công việc được đánh giá là bước tiến đáng kể trong ngành công nghiệp công nghiệp. Bởi trước đây khi công nghệ chưa phát triển, để quản lý, sắp xếp công việc vô cùng khó khăn. Hơn thế nữa, nhịp sống hiện đại, con người luôn phải tất bật, hối hả trong mọi việc. Việc trễ deadline hay khách hàng hối dí hoàn thành dự án,… là điều khó tránh khỏi ở bất kỳ môi trường công ty, văn phòng làm việc nào.

Thế nhưng vẫn có cách để bạn sắp xếp ổn thỏa, hoàn thành mọi việc. Từ những việc nhỏ nhặt nhất mà không phải ảnh hưởng đến kết quả của công việc. Đó chính là cách thức quản lý thời gian, quản lý công việc theo phương pháp khoa học, hợp lý.

Nhiều người nổi tiếng thành công trên thế giới hằng ngày phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ, gấp nhiều lần so với người bình thường. Nếu họ không biết cách phân chia, quản lý từng công việc cần làm. Phải làm trong một ngày, một buổi thì họ có thể đi tới được thành công như hôm nay ?

Mỗi người sở hữu riêng năng lực xử lý cũng như thời gian và khối lượng, mức độ công việc riêng biệt. Do đó mà bạn không thể nào áp dụng phương pháp quản lý công việc của người khác cho mình được. Đối với họ có thể hoàn thành nhanh chóng được thế nhưng trong trường hợp của bạn thì hoàn toàn không hợp lý. Chẳng những khiến bạn mất thêm nhiều thời gian để xử lý. Thậm chí còn phải tốn thêm công sức mà vẫn chưa nhận được kết quả ưng ý.

Áp dụng công nghệ vào trong quản lý công việc

Công nghệ ngày càng thay đổi, đòi hỏi nhịp sống con người cũng từng bước cải thiện dần. Để có thể tổ chức quản lý công việc hiệu quả không còn là vấn đề quá lớn lao nữa. Bởi lẽ, sự xuất hiện của nhiều phần mềm hỗ trợ giúp bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào dễ dàng quản lý được công việc của chính mình. Quản lý công việc của nhóm, của tổ chức hay của cả một công ty, tập đoàn lớn.

Tùy thuộc vào mục đích, đối tượng quản lý công việc.. mà người dùng có thể chọn lựa phần mềm sao cho phù hợp để có thể đạt được tối đa hiệu quả. Một số nhóm phần mềm quản lý công việc thiết yếu được Soft Folder đề cập đến trong bài viết bao gồm:

+ Quản lý công việc cá nhân.

+ Quản lý công việc theo mục tiêu.

+ Quản lý công việc theo dự án.

+ Quản lý công việc theo phòng ban / đội / nhóm.

Các phần mềm quản lý công việc cá nhân

Các công việc cá nhân hàng ngày được sắp xếp theo trình tự xử lý chuyên nghiệp.Giúp bạn nhanh chóng tiết kiệm được các khoảng thời gian cho việc nghỉ ngơi, giải trí. Thay vì phải chạy deadline hết việc này sang việc khác nhưng chưa hoàn thành tốt được việc nào trong ngày.

Google Tasks – Ứng dụng quản lý công việc hiệu quả của Google

Google Tasks nằm trong gói ứng dụng của Google, mỗi tài khoản người dùng Google đều được sở hữu và sử dụng bất kỳ lúc nào. Đây là một trong những tiện ích nhắc việc hiệu quả nhất, được không ít người dùng sử dụng trong quản lý công việc hằng ngày.

Google Tasks có thể dễ dàng được kết nối với Gmail hay Google Calendar. Giúp người dùng dễ dàng xử lý được những tác vụ đơn giản. Người dùng dễ dàng đánh dấu hiển thị những công việc mà mình đã hoàn thành với chi tiết rõ ràng, phân biệt với những công việc còn lại.

Tuy nhiên đây không phải là một lựa chọn hiệu quả với những ai làm việc với cường độ cao, số lượng công việc xử nhiều. Hơn nữa, người dùng cũng cảm thấy không được tự do tùy chỉnh hay thiết lập lại các công việc có tính chất lặp lại theo chu kỳ. Hầu hết các công việc đều được sắp xếp theo trình tự mặc định: tên, deadline. Do đó mà bạn không thể nhóm các công việc theo tính chất hay mức độ quan trọng cần được xử lý.

Microsoft To – Do – Phần mềm quản lý công việc cá nhân

Microsoft To – Do cung cấp cho người dùng các tính năng cần thiết cho việc quản lý công việc cá nhân của mình mà không phải mất bất kỳ khoản phí nào. Phần mềm tương thích tốt trên hầu hết các nền tảng của Windows. Đáp ứng được các nhu cầu ghi nhớ, nhắc việc cơ bản của người dùng.

Quản lý công việc hiệu quả với Microsoft To – Do

Với Microsoft To – Do, bạn có thể khởi tạo được các công việc con bên trong từng mục công việc chính bên ngoài. Tính năng này là một ưu thế khiến cho Microsoft To – Do vượt trội hơn hẳn những phần mềm khác. Ngoài ra công cụ còn cung cấp tính năng “My day”. Microsoft To – Do hỗ trợ người dùng sắp xếp và phân bổ các công việc theo trình tự sao cho hợp lý để đạt được hiệu quả tối đa nhất.

Hơn nữa, người dùng Android còn dễ dàng nhận khởi tạo cũng như nhận được thông báo hằng ngày nhanh chóng thông qua widget Quick Add của phần mềm.

Microsoft To – Do có mặt ở hầu hết các hệ điều hành phổ biến. Thế nhưng phần mềm chỉ cho phép người dùng kết nối lịch trình cá nhân thông qua Outlook. Ở hiện tại, Outlook lại không được chú trọng hay phổ biến rộng rãi nữa. Do đó mà Microsoft To – Do nhận được một điểm trừ khá lớn từ phía người dùng. Thêm vào đó, ở Microsoft To – Do cũng không phát triển thêm tính năng gắn nhãn công việc, bộ lọc tìm kiếm, … khiến cho phần mềm này không được ưa chuộng nhất hiện nay.

Apple Reminder – Phần mềm quản lý công việc miễn phí trên điện thoại

Chắc hẳn người dùng iPhone, iPad hay MAC OS sẽ biết đến ứng dụng Apple Reminder này. Bởi lẽ nó được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái ứng dụng của Apple. Người dùng cũng chẳng cần phải bỏ ra bất kỳ khoản phí nào để sở hữu cũng như sử dụng.

Apple Reminder cho phép người dùng quản lý được danh sách các tác vụ, subtack. Kể cả các file đính kèm một cách hiệu quả tối ưu. Ứng dụng hoạt động dựa trên tài khoản iCloud đã được đăng ký trên thiết bị của Apple.

Thông qua điều khiển bằng giọng nói của trợ lý ảo Siri, người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác nhanh chóng và tiện lợi. Apple Reminder cung cấp tính năng khởi tạo thông báo cho các công việc được thiết lập tùy thuộc vào địa điểm xảy ra. Phần mềm có khả năng định vị được chính xác địa điểm và bật thông báo ngay đến người dùng khi đến đúng nơi đó.

Vì chỉ tương thích với hệ sinh thái của Apple, do đó mà người dùng Windows hay Android đều không thể sử dụng được. Sử dụng tài khoản iCloud nên người dùng chỉ có thể đồng bộ thông tin dữ liệu ứng dụng trên iPhone, iPad và MAC. Không thể đồng bộ với bất kỳ thiết bị nào khác không phải của Apple.

Một nhược điểm ở Apple Reminder không thể bỏ qua, đó là tính năng đánh dấu lại trạng thái công việc không được phát triển. Để xác định được tình trạng của mỗi việc trong danh sách. Người dùng phải chịu mất thời gian ghi chú lại trong từng mục.

Todoist – Phần mềm quản lý công việc tốt nhất 

Không phải là một phần mềm miễn phí hoàn toàn, Todoist muốn được sử dụng với nhiều tính năng nâng cao thì người dùng phải trả một khoảng phí nho nhỏ cho phiên bản Premium có giá $3/người dùng/tháng hoặc phiên bản Business có giá $5/người dùng/tháng.

Phần mềm sở hữu một giao diện đơn giản, thế nhưng lại sở hữu những tính năng sắp xếp công việc vô cùng mạnh mẽ và hiệu quả, được nhiều người dùng đánh giá cao. Với Todoist người dùng có thể dễ dàng phân loại các tác vụ đồng thời theo deadline, tag. Nhóm dự án, gắn nhãn công việc, đánh dấu mức độ quan trọng, … kể cả khi đang nhập thêm dữ liệu mới.

Phần mềm hoạt động thông qua kết nối Internet, hỗ trợ người dùng khởi tạo công việc nhanh chóng trên ứng dụng ở bất kỳ lúc nào. Có thể dễ dàng tinh chỉnh, sắp xếp, phân bố công việc hiệu quả và hợp lý. Bạn có thể sử dụng Todoist trên nhiều nền tảng kể cả thiết bị di động và máy tính, laptop. Phần mềm còn kết hợp hỗ trợ bởi 2 trợ lý ảo Siri và Alexa.

Nếu không muốn mất phí sử dụng, bạn vẫn có thể lựa chọn phiên bản miễn phí để trải nghiệm các tính năng của Todoist. Thế nhưng sẽ có những tính năng bị hạn chế, giới hạn, khó có thể làm hài lòng bạn được.

Mặc dù được đánh giá khá cao trong hiệu quả quản lý công việc hằng ngày. Thế nhưng phần mềm Todoist vẫn tồn tại nhược điểm ở tính năng phân chia công việc con chưa thực sự đem lại hiệu quả cho người dùng. Hơn nữa, phần mềm cũng chạy không mượt khi được sử dụng trên hệ điều hành Windows.

Tick Tick  – Ứng dụng phần mềm quản lý công việc tốt nhất 

Tick Tick được đánh giá như một bản sao thứ hai của Todoist. Bởi lẽ giao diện mà nó sở hữu khá giống hệt, có thêm nét khác biệt ở một vài tiện ích thú vị khác. Đồng thời, chi phí sử dụng cho một tài khoản Tick Tick cũng tương đối rẻ hơn Todoist.

Người dùng vẫn có thể sử dụng phiên bản miễn phí của phần mềm. Tất nhiên bạn cũng sẽ không thể được trải nghiệm hết những tính năng nổi bật của nó, ngoài trừ phiên bản Premium.

Phần mềm Tick Tick trang bị thêm những tiện ích thú vị, độc đáo hơn hẳn cả Todoist. Đặc biệt là bộ đếm Pomodoro, hỗ trợ người dùng tăng được hiệu quả công việc hằng ngày. Giúp đạt được năng suất tuyệt đối trong một ngày làm việc.

Hoạt động tương tự như Todoist, Tick Tick hỗ trợ người dùng khởi tạo danh sách các công việc hằng ngày trên ứng dụng bất kỳ lúc nào khi ứng dụng được kết nối internet. Một điểm yếu so với đối thủ của mình, Tick Tick khá chậm chạp trong tốc độ xử lý của mình. Hơn nữa cũng không có tính năng kết nối với ứng dụng calendar trên nhiều hệ điều hành, thiết bị, ngoại trừ phiên bản Premium.

Any.DO ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc hàng ngày

Với Any.DO người dùng dễ dàng thiết lập các công việc cũng như nhiệm vụ cần làm trong một ngày tương ứng với những thời điểm được cài đặt. Giao diện “drag & drop” hiện đại giúp cho người dùng dễ dàng sắp xếp trình tự các công việc. Các tác vụ theo mức độ ưu tiên khác nhau. Đánh dấu tình trạng, tính chất hay mức độ quan trọng chỉ bằng các thao tác kéo thả.

Dễ dàng khởi tạo các ghi chú bằng hình ảnh, video clip hay cả giọng nói. Với cách hiển thị “Date view” (Today / Tomorrow / Upcoming / Someday) rất tiện dụng và hữu ích. Chỉ cần nhìn vào, bạn đã có thể biết được những tác vụ nào cần phải thực hiện trong ngày.

Phần mềm được hỗ trợ bởi các trợ lý ảo phổ biến như Siri, Alexa hay cả Google Assistant. Tuy nhiên phần mềm vẫn chưa có sự liên kết với các ứng dụng thứ 3 như email, lịch, … do đó mà người dùng phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng rất bất tiện.

Ngoài ra, chi phí dành cho bản Premium tương đối cao $5.99/tài khoản/tháng, thanh toán theo năm. Ở một số đánh giá từ phía người dùng, mức chi phí này chưa hợp lý với những tính năng mà phần mềm cung cấp.

Các phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu

Cho dù là công việc cá nhân hay của một nhóm, một tổ chức, một phòng ban.. Cũng đều cần phải sắp xếp theo dõi tiến độ hoàn thành. Nếu chỉ đơn giản là sắp xếp, phân chia công việc mà không quan tâm đến tiến độ hoàn thành. Mức độ quan trọng của mục tiêu rất dễ khiến cho công việc bị trì trệ, không đạt được hiệu quả cao.

Một công ty, doanh nghiệp làm việc không hiệu quả trong quản lý các hoạt động thực hiện hằng ngày. Nếu không nhắm đến mục tiêu chung được đặt ra sẽ nhanh chóng không bám trụ nổi trên thương trường. Từ đó dễ rơi vào thất bại, thua lỗ, tụt hậu hơn hẳn những đối thủ khác.

4 Phần mềm quản lý công việc theo mục tiêu sau đây được không ít các doanh nghiệp lớn nhỏ áp dụng. Từ đó giúp cho hệ thống làm việc tại các phòng ban, đội ngũ nhân viên hiệu quả hơn.

Công cụ quản lý công việc Weekdone

Với công cụ Weekdone, người dùng dễ dàng thiết lập các mục tiêu. Đồng thời theo dõi tiến độ hoàn thành một cách trực quan nhất, phù hợp cho những công việc đội nhóm, phòng ban có quy mô tổ chức.

Thông qua những công cụ đo lường định kỳ chặt chẽ. Phần mềm cho phép người dùng sắp xếp, phân chia nhiệm vụ một cách hiệu quả. Từ đó đẩy mạnh tốc độ hoàn thành và nâng cao chất lượng đầu ra tuyệt đối.

Weekdone cho phép người dùng lập kế hoạch và xây dựng cây mục tiêu hoàn chỉnh, chi tiết. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa, quản lý và theo dõi mức độ hoàn thành. Từ cách phân cấp dạng cây, người dùng dễ dàng thống nhất và liên kết các mục tiêu lại với nhau cho cả một doanh nghiệp, một phòng ban, một đội nhóm và cả cá nhân cụ thể.

Bên cạnh đó tính năng cập nhật tiến độ cho từng mục tiêu được phân chia hỗ trợ từng người được phân nhiệm vụ check –in theo định kỳ, thông thường là hàng tuần. Thông qua đó, bất kỳ người quản lý nào cũng biết được tổng thể trạng thái công việc đã được tiến hành đến đâu. Không cần phải mất thời gian họp hành giữa các đội nhóm, phòng ban riêng lẻ như trước đây để báo cáo tình hình công việc.

Quản lý công việc hiệu quả hơn với Weekdone

Weekdone còn cho phép người dùng review, phản hồi và đánh giá tiến độ công việc được giao ngay trên hệ thống phần mềm. Những công việc, mục tiêu nào đã hoàn thành sẽ được Weekdone báo cáo và đánh giá hiệu suất làm việc của đội nhóm, phòng ban, cá nhân được giao.

Phần mềm rất thích hợp cho việc theo dõi, quản lý công việc ở đội nhóm từ 2 – 3 người và cá nhân (miễn phí). Nếu sử dụng cho quy mô đội nhóm nhiều hơn người dùng sẽ phải trả phí sử dụng. Cụ thể, nếu sử dụng cho đội nhóm 10 người, có mức phí khoảng 1 080$/năm, tương ứng với khoản 9$/tài khoản/tháng.

Base Goal – Top phần mềm quản lý công việc 

Base Goal mới được phát hành trong năm 2020, thế nhưng nhanh chóng nhận được sự ủng hộ từ không ít người dùng. Có thể nói đây là một phần mềm quản trị thực chiến, có khả năng gắn kết mục tiêu chung của doanh nghiệp với mục tiêu của từng phòng ban hay đội nhóm theo mô hình tích hợp giữa OKR và KPI. Mọi công việc được thực hiện đều được tiến hành theo dõi tiến độ tương quan với những mục tiêu đã được đề ra ở trên.

Phần mềm cung cấp cho người dùng giao diện làm việc để thiết lập kế hoạch và xây dựng cây mục tiêu. Sơ đồ hình cây mục tiêu được thống nhất, phân chia theo các cấp bậc, từ cao nhất là doanh nhiệp cho đến các phòng ban, đội nhóm và từng người nhân viên. Hệ thống này cho thấy sự thống nhất chặt chẽ với nhau cả về mục đích, số lượng công việc, …

Từng tài khoản nhân viên được thực hiện thao tác check – in, cập nhật tiến độ hoàn thành của công việc được giao, phần mềm sẽ cập nhật ngay chỉ số đo lường bằng %, cho thấy mức độ hoàn thành mục tiêu. Một người quản lý hay bất kỳ nhân viên khác khi nhìn vào màu sắc cũng như dấu hiệu cảnh báo từ hệ thống phần mềm sẽ nhận thấy được tốc độ hoàn thiện công việc của từng cá nhân, từng đội nhóm, từng phòng ban nhanh chậm ra sao.

Ứng dụng quản lý công việc Base Goal có gì đặc biệt

Nhờ có APIs nên Base Goal có thể dễ dàng kết nối với các tiện ích, công cụ khác như : Email, Calendar, phần mềm quản lý khách hàng CRM. Các phần mềm quản lý phân chia công việc khác, … Thông qua tính kết hợp này, phần mềm nhằm liên kết mục tiêu thành hành động được giao trực tiếp đến cho từng nhân viên, sau đó thu thập lấy tất cả thông tin liên quan đến công việc và báo cáo về hệ thống.

Base Goal trang bị hệ thống báo cáo tự động, bao gồm các thông tin: chỉ số tiến độ hoàn thành mục tiêu, hiệu suất làm việc của từng phòng ban, đội nhóm, cá nhân. Top mục tiêu và cá nhân hoàn thành tiến độ nhanh nhất và chậm nhất, …

Phí sử dụng cho Base Goal tương đối phải chăng khoảng 0.65$. Không quá đắt như Weekdone, người dùng có thể đăng ký thuê bao theo các gói có số lượng 30, 60, … tài khoản sẽ tiết kiệm chi phí hơn.

Ở Base Goal tính năng theo dõi trạng thái công việc tại một thời điểm xác định còn mắc nhiều hạn chế. Chủ yếu phần mềm quản lý và theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu của công việc.

Phần mềm quản lý công việc Lattice

Lattice được phát triển với hai chức năng chính, đó là: quản lý mục tiêu và đánh giá tiến độ công việc. Phần mềm có khả năng bao quát được toàn bộ chu trình quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp. Với Lattice bạn có thể dễ dàng đồng bộ hóa cũng như truy cập từ xa thông qua các thiết bị di động.

Người dùng thiết lập kế hoạch và mục tiêu theo mô hình OKR, Lattice tích hợp vào quy trình công việc để nhân viên luôn nhìn thấy và tiến hành thực hiện bám sát theo mục tiêu.

Người dùng có thể đặt lịch để gửi cho nhân viên của mình một bảng biểu bao gồm các câu hỏi nhằm kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc và những ý định mà nhân viên mình tiếp tục thực hiện. Đồng thời, nhân viên cũng có quyền gửi đến các phản hồi cũng như các đề xuất được hỗ trợ. Những thông tin này có thể được công khai trên hệ thống hoặc chỉ hiển thị với một số người dùng tùy thuộc vào cài đặt riêng tư.

Thông qua những dữ liệu được cập nhật, Lattice tiến hành đo lường dữ liệu về tiến độ hoàn thành cũng như hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Người dùng dễ dàng lọc được dữ liệu theo nhóm, giới tính, độ tuổi, kỹ năng, … và có thể chia sẻ với những người có liên quan.

Phần mềm có thể được tích hợp làm việc với nhiều ứng dụng, tiện ích khác. Chẳng hạn như hệ thống quản trị nguồn nhân lực, G Suite, một số ứng dụng chat, …

Đây là phần mềm trả phí tương đối cao, tuy nhiên lại bị đánh giá khá kém vì các tính năng của Lattice chưa thực sự xứng đáng với các gói chi phí này.

-Performance $9/tài khoản/tháng.

-Performance & Engagement nâng cao hơn có giá $12/tài khoản/tháng.

Phần mềm quản lý công việc Perdoo

Nếu doanh nghiệp của bạn đang vận hành thuộc nhiều quy mô hay hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau, để có thể quản lý tốt các mục tiêu kinh doanh, bạn có thể chọn lựa phần mềm Perdoo áp dụng cho hệ thống doanh nghiệp của mình.

Cũng giống như Base Goal, Perdoo có khả năng kết hợp cả OKR và KPI để người dùng dễ dàng nhận thấy tổng quan một cách chi tiết về các kế hoạch và mục tiêu được đề xuất theo hệ thống từ cao đến thấp, từ doanh nghiệp cho đến các phòng ban, đội nhóm và nhân viên.

Chỉ cần thao tác kéo – thả, bạn đã có thể thiết kế ra được một Perdoo’s Roadmap dễ dàng và chi tiết nhất. Tất nhiên phần mềm cũng không thể thiếu đi tính năng cập nhật tiến độ công việc theo chu kỳ. Bên cạnh đó bạn cũng có thể tùy chỉnh được chế độ xem nhằm cập nhật nhanh chóng và liên tục những công việc, mục tiêu quan trọng, có tính khẩn cấp.

Thông qua các chỉ số quan trọng về tiến độ chung và sơ lược về kết quả thực hiện mục tiêu đã được đề xuất, Module Insights giúp bạn đưa ra được những quyết định và hành động sáng suốt để vận hành các công việc, mục tiêu của doanh nghiệp đạt được kết quả tốt nhất.

Được tích hợp với ứng dụng Slack, Perdoo cho phép người dùng chia sẻ tiến độ hoàn thành công việc và giao tiếp với nhau hiệu quả.

Phần mềm Perdoo cung cấp bản miễn phí với đầy đủ các tính năng cơ bản nhất dành cho quy mô dưới 10 nhân sự. Tuy nhiên bạn sẽ gặp không ít các trở ngại khi quản lý hệ thống làm việc. Do đó mà bản Premium vẫn là một lựa chọn tối ưu hơn trong công việc, với mức phí phải trả khoảng 7.2$/tài khoản/tháng.

Các phần mềm quản lý công việc theo dự án

Ngoài cách quản lý và theo dõi công việc theo từng hoạt động của phòng ban, đội nhóm hay từng nhân viên. Không ít các doanh nghiệp còn vận hành quản lý công việc theo từng dự án đang được triển khai. Phương pháp quản lý này đem đến nhiều hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp.

Với sự hỗ trợ khoa học từ các phần mềm quản lý công việc theo dự án dưới đây. Phương thức vận hành mục tiêu công việc của không ít các doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn hết.

Phần mềm quản lý công việc Microsoft Project

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một phần mềm có khả năng quản lý dự án mạnh mẽ với nhiều tính năng được hỗ trợ trong suốt quá trình triển thực thi dự án cho doanh nghiệp thì Microsoft Project (MS Project) là một lựa chọn tối ưu, thích hợp nhất.

Không chỉ cung cấp khả năng lập kế hoạch, phân chia công việc hay theo dõi tiến độ hoàn thành mà phần mềm còn có thể quản lý đến danh mục đầu tư kể cả quản lý tài chính.

MS Project cung cấp cho người dùng giao diện trực quan, đa dạng như : lưới, Kanban hay Gantt chart. Không những có thể dễ dàng thiết lập kế hoạch công việc rõ ràng, cụ thể. Người dùng còn có thể theo dõi trạng thái công việc sát sao. Điều chỉnh phù hợp với những ràng buộc liên quan đến tài nguyên dự án.

Trong lúc sử dụng MS Project, mọi thành viên đều có thể kết nối trao đổi thông tin cũng như chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng. Kể cả sử dụng không gian cộng tác khác như Microsoft Teams. Các công cụ hiển thị và phân tích dữ liệu trong bảng tính cũng được trang bị trên hệ thống phần mềm, giúp cho các thành viên dễ dàng nhìn thấy các thông tin chi tiết liên quan đến các công việc của dự án.

Báo cáo, trích xuất dữ liệu cũng không quá khó khăn với MS Project. Tính năng này được phần mềm cho phép tự động thực hiện. Người dùng có thể thấy được những báo cáo từ tổng quan cho đến các tiến độ, lịch trình. Quá trình sử dụng tài nguyên dự án ra sao, …

Phần mềm hoàn toàn tích hợp được với những ứng dụng, tiện ích khác thuộc hệ sinh thái của Microsoft. Người dùng có thể gửi email phản hồi, báo cáo tiến độ bằng Outlook. Lên lịch cuộc họp bằng Calendar, vào không gian cộng tác Microsoft Teams hoặc Yammer, Skype để chat, gọi video, … Ngoài ra, để báo cáo có thể trực quan hơn bạn cũng có thể tích hợp với Power Bi Pro.

MS Project là phần mềm quản lý công việc theo dự án cực kỳ hiệu quả dành cho những doanh nghiệp có quy mô lớn. Triển khai nhiều dự án và sử dụng nguồn lực lớn trong thời gian lâu dài. Doanh nghiệp có thể lựa chọn mua phần mềm theo 2 hình thức: Cloud-Based (trên nền điện toán đám mây) hoặc (triển khai tại chỗ).

Chi phí ở 2 hình thức được tính như sau:

– Cloud-Based:

+ Essentials có giá $7/tài khoản.

+Professional có giá $30/tài khoản/tháng.

+Premium có giá $55/tài khoản/tháng.

-On-Premise:

+ Standard có giá khoảng $589,99.

+ Professional có giả khoảng $1180.

Ngoài ra, người dùng cũng sẽ phải trả thêm một số khoản chi phí hỗ trợ và bảo trì định kỳ.

Phần mềm quản lý công việc Base Wework

Base Wework được phát triển tại Việt Nam, thế nhưng được đánh giá với hiệu quả và tính năng không thua kém gì so với những giải pháp phần mềm quản lý công việc theo dự án của nước ngoài.

Công cụ này nhanh chóng được đón nhận và áp dụng tại nhiều hệ thống doanh nghiệp tại Việt Nam ở nhiều lĩnh vực khác nhau, có thể kể đến như Biti’s, VietinBank, CTCP Tập đoàn Ecopark (VIHAJICO), Novaland, BIDGroup, …

Base Wework kết hợp quản lý công việc ở cả theo dự án và theo phòng ban, đội nhóm. Điều này càng làm tăng hiệu quả vận hành, quản lý công việc của doanh nghiệp.

Với vai trò quản lý công việc theo dự án, Base Wework được đánh giá là một công cụ có tính năng linh hoạt, cho phép người dùng cộng tác và quản lý công việc trên mọi loại hình dự án được triển khai. Người dùng dễ dàng quản lý, kiểm soát ở bất kỳ nơi nào, bất kể nơi đâu bởi tính năng điều khiển từ xa. Do đó mà nhiều nhà quản lý hàng đầu ở các doanh nghiệp ưu tiên chọn lựa Base Wework hỗ trợ cho công việc của mình.

Trong phần mềm, các công việc được thực hiện trong dự án được gắn liền với các cột mốc cụ thể. Nhằm giúp cho người dùng tiện lợi trong việc cập nhật trạng thái tiến độ và thực hiện báo cáo. Ngoài ra, Base Wework còn cho phép người dùng thiết lập template dự án mẫu và sao chép thành nhiều bản phục vụ cho nhu cầu sử dụng ở nhiều dự án khác nhau.

Ngoài những tính năng chính trong thiết lập kế hoạch công việc. Base Wework còn cho phép người dùng cộng tác, kết hợp với nhiều ứng dụng, tiện ích khác như : Base Message – tính năng chat trên hệ thống của phần mềm. Ngoài ra còn có Email, Drive, Microsoft, Calendar, Base Apps…

Báo cáo là một điểm mạnh ở phần mềm Base Wework, bởi lẽ tính năng này được chú trọng phát triển đầy đủ nhất. Trong một báo cáo được trích xuất hoàn chỉnh bao gồm các phần: báo cáo tiến độ, workload và hiệu suất làm việc của nhân sự, tỷ lệ phần trăm các công việc theo trạng thái, … Chính sự đầy đủ và chi tiết này giúp cho các nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được các thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng xử lý được nhiều vấn đề phát sinh trong lúc triển khai dự án.

Một trong những điểm mạnh hơn hẳn những phần mềm khác của Base Wework, đó là tính năng phân quyền sử dụng. Được chú trọng chặt chẽ trong phân cấp rõ ràng giữa vai trò của người quản lý và các thành viên. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép người dùng tạo thêm tài khoản khách – Guest, giới hạn ở một số quyền truy cập nhất định trên hệ thống, nhằm có thể hỗ trợ các dự án cần làm việc với đối tác hay doanh nghiệp nước ngoài.

Chi phí sử dụng Base Wework với mức giá ưu việt, vào khoảng 1.4 $ / tài khoản / tháng. Được hỗ trợ đầy đủ các tính năng cơ bản và nâng cao. Tất nhiên trước khi triển khai thực hiện, doanh nghiệp còn được đôi ngũ nhân viên demo trải nghiệm thực tế với phần mềm.

Có thể nói đây là phần mềm quản lý dự án phù hợp với nhiều đối tượng, lĩnh vực hoạt động và bất kỳ doanh nghiệp có quy mô lớn nhỏ ra sao.

Phần mềm quản lý công việc Asana

Về các tính năng cơ bản, phần mềm Asana có khả năng quản lý và theo dõi chi tiết của dự án, công việc chẳng hạn như nguồn lực, thời gian, chú thích, …

Giao diện mà Asana cung cấp cho người dùng thân thiện, đơn giản và dễ dàng sử dụng. Vì thế mà người dùng có thể xem được tổng quan hay chi tiết dự án, công việc mà mình đang triển khai, theo dõi tiến độ hoàn thành ra sao, … thông qua bảng Kanban hoặc To – do – list.

Với Asana, bạn hoàn toàn có thể yên tâm kiểm soát được khối lượng công việc, cho dù lớn nhỏ ra sao. Tính năng Timeline của Asana giúp bạn thấy được tổng quan những gì trong dự án, tùy thuộc vào yêu cầu của mình, bạn có thể xem dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày deadline, tỷ lệ phần trăm hoàn thành, … Bên cạnh đó, để có thể theo dõi dự án trực quan hơn bằng cách tích hợp Instagantt.

Asana trang bị đầy đủ các tính năng như tạo việc, giao việc, lên lịch cho từng công việc, sắp xếp danh sách công việc theo từng thứ tự ưu tiên, các thành viên có thể nhận xét, thảo luận công việc, sử dụng thao tác đề cập @tên thành viên, …

Một ưu điểm mà Asana mang đến cho người dùng đó là khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án khác nhau, người dùng không phải mất nhiều thời gian để tạo lại nhiệm vụ với từng dự án. Mặt khác, Asana còn có thể liên kết được với các ứng dụng khác như: Slack, DropBox, Github, …

Người dùng dễ dàng báo cáo tiến độ dự án, công việc thông qua phần mềm Asana. Ở phiên bản miễn phí, phần mềm chỉ cung cấp biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án, qua đó người quản lý, lãnh đạo có thể thấy được số nhiệm vụ đã hoàn thành và những nhiệm vụ nào còn sót lại. Người dùng sẽ thấy được những dạng báo cáo có tính chuyên môn cao hơn ở phiên bản được trả phí sử dụng.

Người quản lý có thể phân được quyền riêng tư hoặc công khai cho từng án, công việc.

Nếu chỉ cần sử dụng với những tính năng cơ bản, phần mềm Asana cho phép người dùng được sử dụng miễn phí để thực hiện các thao tác như: cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản, … và giới hạn cho 15 người dùng.

Để có thể sử dụng cho số lượng thành viên nhiều hơn, đồng thời sử dụng những tính năng nâng cao và đầy đủ hơn, người dùng cần trả phí sử dụng cho gói Premium hoặc gói Business với giá khoảng 10.99$/ người dùng / tháng. Có thể thấy được để có thể quản lý được dự án, công việc một cách hiệu quả và tối ưu bằng phần mềm Asana, không ít các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ.

Asana là một tiện ích quản lý dự án phù hợp với những công ty hoạt động theo mô hình cộng tác liên chức năng, một nhân viên hay một phòng ban, đội nhóm được phân công tham gia vào nhiều công việc cũng như dự án khác nhau. Chẳng những có thể phát huy tốt trong hoạt động team cộng tác hiệu quả mà kể cả những leader, quản lý đều có thể dõi được tổng thể cũng như chi tiết quá trình hoàn dự án, công việc.

Phần mềm quản lý công việc Wrike

Nếu không có nhiều kinh phí, những dạng team khởi nghiệp nhỏ có thể chọn lựa phiên bản miễn phí của phần mềm quản lý dự án Wrike, để có thể dễ dàng quản lý theo dõi được quá trình thực hiện dự án, công việc hiệu quả.

Dù là phiên bản miễn phí, thế nhưng Wrike vẫn có đủ khả năng cung cấp cho bạn một giải pháp quản lý dự án hiệu quả. Tương tự như những anh em khác, Wrike cung cấp cho người dùng giao diện thiết lập công việc, tổ chức giao việc hợp lý, các thành viên có thể bình luận, đánh giá công việc, liên kết nhiều dự án với nhau thông qua một nhiệm vụ, …

Với tính năng chỉnh sửa trực tuyến, người dùng dễ dàng cộng tác nhanh chóng với những file tài liệu đính kèm, tạo trực tiếp công việc hay nhiệm vụ qua email của từng thành viên, …

Wrike làm hài lòng không ít người dùng bởi tính quản lý thời gian của từng công việc, nhiệm vụ rất chặt chẽ. Người dùng có thể đặt thời hạn công việc theo dạng khoảng thời gian hoặc deadline vào thời gian cụ thể, … Phần mềm còn cung cấp thêm biểu đồ Gantt, Workload của từng thành viên nhân sự, do đó mà Wrike được đánh giá cao trong việc quản lý nguồn lực tối ưu và hiệu quả hơn các phần mềm tương tự khác.

Tính năng báo cáo theo thời gian thực được tích hợp sẵn ở phiên bản Wrike trả phí. Với tính năng này, người dùng có thể xuất ra được những biểu đồ báo cáo theo thời gian thực, người quản lý có thể tùy chỉnh yêu cầu báo cáo. Đồng thời các thành viên cũng có thể yêu cầu được báo cáo tình hình dự án, công việc theo bộ lọc dữ liệu với các yêu cầu như trạng thái, ngày bắt đầu thực hiện, ngày hoàn thành, tên thành viên/phòng ban/đội nhóm phụ trách dự án/công việc/nhiệm vụ được giao.

Ở phần mềm Wrike, người quản lý được quyền phân quyền sử dụng đối với các thành viên như truy cập dữ liệu quản trị, cài đặt ngày làm việc, ngày nghỉ, xóa tài khoản thành viên, … những quyền cơ bản này được tích hợp ở phiên bản miễn phí. Ngoài ra, các phân quyền nâng cao khác như tạo, sửa, tùy chỉnh Workflow, xem lịch làm việc của thành viên, … chỉ có trên phiên bản trả phí.

Nếu chỉ có quy mô 5 thành viên cũng như không quá đòi hỏi về nhiều tính năng nâng cao nhiều thì bạn có thể tùy chọn sử dụng phiên bản miễn phí. Tại phiên bản này, Wrike cung cấp cho người dùng 2 GB dung lượng lưu trữ, bạn có thể quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu với các thành viên và kết hợp với các ứng dụng như Google Drive, Dropbox và Office365.

Ở phiên bản Professional chắc chắn chứa đầy đủ các tính năng từ cơ bản cho đến nâng cao, giúp cho trình quản lý dự án/công việc của team từ 5 – 15 người được tối ưu hiệu quả nhất. Dung lượng lưu trữ ở phiên bản này là 5GB, với mức phí bỏ ra cho mỗi người dùng tính trên một tháng là $9.8. Đồng thời còn tích hợp với Microsoft Project, Excel, RSS

Một phiên bản khác được tích hợp các tính năng tuỳ chỉnh workflow, báo cáo theo thời gian thực, phân tích và dự báo, … mà ở cả phiên bản Professinal cũng không được hỗ trợ, đó là phiên bản Wrike Business. Ở phiên bản này thích hợp cho người dùng là các doanh nghiệp có quy mô lớn, bởi lẽ chi phí sử dụng cho phiên bản này đặc biệt cao $24.8/ người dùng/ tháng.

Tùy thuộc vào quy mô tổ chức mà các phiên bản của phần mềm Wrike hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của người dùng. Cho dù là phiên bản miễn phí đi nữa thì Wrike vẫn có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý dự án, công việc với các tính năng cơ bản và cần thiết nhất.

Phần mềm quản lý công việc Jira Software

Một công cụ được không ít các nhóm sử dụng hiệu quả trong lập kế hoạch và theo dõi dự án đó là Jira. Được thiết kế theo phương pháp quản lý Agile, phần mềm Jira liên tục cập nhật và phát hành các phiên bản mới dựa theo những phản hồi, đánh giá sử dụng từ người dùng.

Làm việc với Jira, người dùng có thể dễ dàng thiết lập các kế hoạch, theo dõi, phát hành hay báo cáo phần mềm mới, phiên bản cập nhật. Với một số mẫu được thiết kế sẵn, người dùng có thể tiến hành lập kế hoạch và theo dõi tình trạng dự án/công việc nhanh chóng. Tất nhiên người dùng được cho phép tùy chỉnh để thích hợp nhất với công việc, dự án đang được triển khai.

Cũng như một số phần mềm tương tự, Jira cũng cho phép người dùng sử dụng tính năng báo cáo. Phân tích quá trình thực hiện công việc, dự án. Nhiều mẫu báo cáo được lưu trữ trên phần mềm có tác dụng chia nhỏ luồng dữ liệu trên hệ thống. Hỗ trợ người dùng kiểm tra khối lượng công việc, tiến trình công việc cũng như những gì còn tồn đọng chưa được xử lý. Bên cạnh đó, những biểu đồ màu còn là hình ảnh đắc lực giúp thành viên phân tích báo cáo số liệu trực quan, nhanh chóng và hiệu quả cao.

Một tính năng vượt trội khác của phần mềm Jira, đó là phân quyền sử dụng chi tiết. Người quản lý không chỉ có thể phân quyền trong dự án chung mà còn phân được quyền với từng nhiệm vụ, công việc được phân công riêng lẽ cho từng thành viên, đội nhóm hay phòng ban.

Quản lý công việc bằng Jira Software

Chức năng phân quyền cực kỳ hữu ích trong quá trình tiến hành triển khai dự án. Đặc biệt khi hệ thống doanh nghiệp làm việc với các đối tác ngoài tổ chức doanh nghiệp (có thể là Freelancer hay Clients).

Jira có khả năng tương thích cao, có thể liên kết với nhiều ứng dụng khác. Giúp cho bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào dễ dàng giao tiếp với nhau, nâng cao hiệu quả công việc, dự án. Tính đặc thù của Jira phù hợp với những đội nhóm làm việc theo phương Agile, đặc biệt là làm về lĩnh vực phần mềm, công nghệ.

Một nhược điểm tồn tại ở Jira đó là giao diện thiết kế tương đối phức tạp, một người dùng mới sẽ phải mất khá nhiều thời gian và công sức để làm quen, sử dụng phần mềm. Thời gian đầu sử dụng, nhiều người dùng sẽ khó thích nghi với workflow mà phần mềm cung cấp, do đó mà hiệu quả cũng chưa thực sự cao nhất.

Với quy mô dưới 10 nhân sự, bạn có thể sử dụng được Jira ở phiên bản miễn phí được trang bị những tính năng cơ bản nhất. Để thích hợp với quy mô lớn hơn, người dùng cần phải trả phí sử dụng. Mức phí tùy thuộc vào tính nâng cấp các tính năng trong phần mềm.

Cụ thể, ở gói Standard mất khoảng 7$/người dùng/tháng và gói Premium mất gấp đôi chi phí gói Standard, 14$/người dùng/tháng. Cuối cùng là gói Enterprise với chi phí được cung cấp theo yêu cầu từ phía người dùng, có thể thay đổi từ nhà cung cấp.

Các phần mềm quản lý công việc theo phòng ban, đội nhóm

Quản lý công việc, dự án theo phòng ban hay đội nhóm cũng là một phương pháp được nhiều doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả. Với phương pháp này, chủ doanh nghiệp, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình triển khai dự án, công việc của từng phòng ban, đội nhóm được phân công. Hiệu quả, năng suất làm việc của từng phòng ban, đội nhóm cũng được theo dõi, đánh giá sát sao và chi tiết. Điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, vận hành đội ngũ nhân viên của mình hoạt động hiệu quả, tăng thu doanh cho chính doanh nghiệp của mình.

Hai phần mềm có chức năng quản lý công việc theo dự án là Base Wework và Microsoft Teams còn có thể được sử dụng trong trường hợp quản lý công việc theo phòng ban, đội nhóm rất hiệu quả cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

Những tính năng đặc thù không ngừng được cập nhật và phát triển trên Base Wework, đặc biệt là tính năng “Nhân viên của tôi” nhận được không ít các đánh giá cao từ người dùng quản lý dự án. Bên cạnh đó Base Wework còn tích hợp thêm nhiều ứng dụng theo mô hình Văn phòng điện tử. Điều này giúp cho doanh nghiệp làm việc có quy trình công nghệ hiện đại, chuyên nghiệp hơn.

Microsoft Teams nằm trong hệ sinh thái của Office 365 – một ứng dụng văn phòng đám mây tiện dụng được triển khai không ít ở không gian làm việc của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Với công cụ này, các thành viên có thể dễ dàng làm việc hợp tác đội nhóm với nhau, tương tác bằng chat, video call, họp trực tuyến, chia sẻ bất kỳ tài nguyên hay dữ liệu nào liên quan đến dự án, công việc đang được triển khai.

Nếu không thích lựa chọn Base Wework hay Microsoft Teams cho việc quản lý dự án, công việc theo phòng ban, đội nhóm thì người dùng còn có thêm một số tùy chọn từ các phần mềm hữu ích khác như sau:

Quản lý công việc bằng Trello

Dựa trên phương pháp Kanban, nhà phát triển đã cho ra phần mềm Trello, hỗ trợ hữu ích trong việc quản lý công việc, dự án. Khi sử dụng Trello lần đầu tiên, người dùng sẽ thấy được một giao diện trực quan thể hiện qua bảng thông tin công việc được bố trí tương ứng với trạng thái chi tiết.

Sở hữu thiết kế tối giản cùng cách sử dụng dễ dàng, thân thiện với người dùng, các phòng ban hay đội nhóm có thể theo dõi luồng công việc chi tiết, phân công nhiệm vụ, cộng tác chỉ với vài thao tác kéo và thả chuột đơn giản, nhanh chóng. Có thể nói đây là một ưu điểm khiến cho Trello nhận được không ít các đánh giá cao trong quản lý công việc cho cả cá nhân và hoạt động teamwork.

Không quá cầu kỳ trong giao diện, đơn giản những tính năng cần thiết nhất dành cho các teamwork và cộng tác, do đó mà một số tính năng có thể được chú trọng phát triển ở các phần mềm khác lại không hề có trong Trello. Có thể kể đến một vài tính năng thiếu sót như: chat nhóm, phân cấp thành viên quản trị, báo cáo, … Trello cũng chưa thực sự phát huy được hiệu quả khi quản lý thời gian.

Cách quản lý công việc bằng trello

Phần mềm cung cấp cho người dùng với 3 phiên bản sử dụng. Ở phiên bản miễn phí được cung cấp những tính năng cơ bản. Ở hai phiên bản trả phí Business Class và Enterprise, được nâng cấp đầy các tính năng nâng cao khác. Chi phí cho gói Business Class rơi vào khoảng $12.5/tài khoản/tháng hoặc $9.99/tài khoản/năm. Enterprise với chi phí khởi điểm $17.5/tài khoản/tháng và giảm dần khi số lượng người dùng tăng lên.

Chi phí trả cho việc sử dụng được đánh giá là quá cao so với những tính năng mà phần mềm mang lại cho người dùng. Phần mềm sẽ thích hợp cho những team hoạt động theo phương pháp Agile, không đòi cao việc quản trị, chỉ cần tập trung chủ yếu vào tính đơn giản và cộng tác hiệu quả của teamwork.

Quản lý công việc bằng MyXTeam

MyXTeam là một công cụ giúp quản lý công việc hay dự án theo tổ chức phòng ban, đội nhóm hiệu quả nhưng lại đơn giản. Phần mềm loại bỏ được những thao tác thủ công trong việc quản lý. Tận dụng tối đa thời gian để hiệu quả công việc được tiến bộ tốt hơn.

Với MyXTeam, các công việc được quản lý dưới dạng danh sách thông qua to – do – list. Người quản lý tạo và giao đến các thành viên, bên cạnh đó chính thành viên cũng có thể tự tạo riêng cho mình danh sách những công việc, nhiệm vụ cần phải thực hiện. Mỗi công việc đều có chứa các thông tin chi tiết như người phụ trách, thời gian bắt đầu và kết thúc.

Người dùng có thể dễ dàng lọc ra được các danh sách công việc theo thông tin yêu cầu như thành viên. Công việc đã hoàn thành trước, những công việc nào còn tồn đọng chưa thể thực hiện, những công việc hoàn thành sau deadline, …

Quản lý công việc bằng MyXTeam

MyXTeam còn cho phép các thành viên cộng tác, có thể trao đổi cùng lúc thông qua các ô bình luận được bố trí ở mỗi công việc, chat nhóm, chat riêng lẽ, …

MyXTeam cung cấp cho người dùng màn dashboard, hiển thị tiến độ công việc của toàn bộ dự án. Công việc chung và chi tiết tiến độ hoàn thành của từng thành viên. Màu sắc thể hiện cho các trạng thái công việc được phân chia rõ ràng với tỷ lệ được tính toán trên hệ thống giúp cho người quản lý cũng như các thành viên khác theo dõi, đánh giá được.

Phần mềm cũng cung cấp tính năng phân quyền, chủ tài khoản sau khi tạo các phòng ban (team) thì có thể cấp quyền cho một số người lên làm admin phụ trách team đó. Chỉ người nào được cấp quyền mới có thể chỉnh sửa, thay đổi, cũng như xoá kế hoạch của team.

Chi phí gói MyXTeam bao nhiêu

Với quy mô nhỏ cho phòng ban, đội nhóm dưới 5 nhân sự và cá nhân. Bạn có thể sử dụng MyXTeam ở phiên bản miễn phí với trang bị không ít các tính năng cần thiết nhất.

Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp thêm 3 gói trả phí khác dành cho những quy mô lớn hơn:

– VIP 1(750,000 VND/tháng/100 nhân sự).

– VIP 2 (1,500,000 VND/tháng/100 nhân sự).

– VIP 3 (3,500,000 VND/tháng/1000 nhân sự).

Chi phí bỏ ra để sử dụng phần mềm MyXTeam được đánh giá tương đối mềm hơn so với những phần có tính năng tương tự khác.

Nếu cần phải quản lý khối lượng công việc tương đối lớn, theo dõi tiến độ dự án trực quan, đòi hỏi tính chuyên sâu cao trong việc báo cáo hoàn thành dự án, công việc như các biểu đồ, … thì MyXTeam không phải là một lựa chọn phù hợp.

Với giao diện sử dụng đơn giản to do list, lẽ đó mà phần mềm MyXTeam chỉ phù hợp với những đội nhóm nhỏ có nhu cầu quản lý công việc, dự án ở mức độ đơn giản, không đòi hỏi yêu cầu chuyên môn cao.

Quản lý công việc bằng Monday.com

Lựa chọn phần mềm monday.com cho việc quản lý công việc ở những phòng ban, đội nhóm thích hợp với không gian cộng tác từ các thành viên làm việc từ xa với nhau. Phần mềm có khả năng tích hợp cao để có thể tập hợp được tất cả các thông tin dựa trên một nền tảng thống nhất. Từ đó giúp cho việc quản lý dự án, công việc trở nên dễ dàng. Theo dõi tổng quan và chi tiết tiến độ triển khai, hoàn thành.

Trong quá trình lập kế hoạch và theo dõi trạng thái của công việc. Dự án monday.com có tính năng cho phép người dùng tùy chỉnh được hầu hết các cấu hình hệ thống nhằm có thể tạo ra được một nền tảng phù hợp nhất với doanh nghiệp của họ.

Người dùng có thể thấy được các công việc của một phòng ban hay một đội nhóm thông qua dạng biểu đồ, lịch biểu, timeline hoặc cả kanban. Màu sắc được phân biệt rõ ràng khi trạng thái công việc thay đổi. Bên cạnh đó, phần mềm cũng có tính tự động sinh ra những công việc có tính chất lặp lại.

Được trang bị API mở nên khả năng tích hợp của monday.com vô cùng mạnh mẽ. Người dùng thông thường sử dụng tích hợp phần mềm với các ứng dụng như Dropbox, Zapier, Slack, Zoom, email và Microsoft Teams. Cũng nhờ vào tính tích hợp này mà các thành viên trong các đội nhóm, phòng ban dễ dàng cộng tác với nhau hơn. Chẳng hạn như giao – nhận việc / nhiệm vụ, cập nhật tiến độ, chia sẻ tệp, thảo luận ý tưởng, …

monday.com còn cung cấp cho người dùng một hệ thống báo cáo với giao diện rõ ràng, trực quan và tổ chức rất khoa học. Báo cáo của phần mềm làm nổi bật những chỉ số quan trọng thể hiện rõ chi tiết những yếu tố cấp bách của dự án, công việc. Đồng thời, các báo cáo cũng cập nhật hằng ngày. Dễ dàng xuất dữ liệu sang ứng dụng bên thứ 3 mà không gặp phải những trở ngại hay vấn đề gì.

Tính năng phân quyền của monday.com cũng rõ ràng, chi tiết. Không chỉ hỗ trợ phân quyền giữa quản lý và các thành viên đội nhóm. Phần mềm còn hỗ trợ thêm tính năng tạo tài khoản guest với những cài đặt phân quyền chặt chẽ. Không làm rò rĩ những thông tin nội bộ.

monday.com cung cấp cho người dùng 4 gói giải pháp với chi phí và tính năng chuyên biệt:

– Basic có giá $8/tài khoản/tháng

– Standard có giá $10/tài khoản/tháng

– Pro có giá $16/tài khoản/tháng

– Enterprise có giá tùy thuộc vào từng thời điểm mà nhà cung cấp đưa ra.

Với những đội nhóm có tính chất làm việc từ xa, quy mô vừa và lớn thì phần mềm monday.com có tính phù hợp tốt nhất. Giúp đẩy mạnh hiệu quả trong quản lý các công việc, dự án.

Tổng kết phần mềm hỗ trợ quản lý công việc

Trước đây nếu chưa có sự xuất hiện của các phần mềm hỗ trợ quản lý các dự án, không ít các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, trở ngại trong quản lý vận hành hoạt động cũng như nguồn lực nhân sự. Ứng dụng những phần mềm này cải thiện được hiệu quả quản lý dự án, đẩy mạnh được hiệu quả và năng suất làm việc của các phòng ban, đội nhóm cho đến từng cá nhân riêng biệt.